Tahsilat planı, açık alacaklar için beklenen ödeme tarihlerini ve takip işlerini bir araya getirir. Finans ekibi bu planla hangi müşteriye ne zaman ulaşacağını belirler. Yönetim de önümüzdeki günlerde beklenen nakit girişini daha net görür.
Ay sonu toplamına bakmak, hafta içindeki ödeme ihtiyacını açıklamaz. Bir müşterinin cuma günü yapacağı ödeme, salı günkü gideri karşılamayabilir. Bu nedenle tahsilatları tarih ve gerçekleşme durumu üzerinden takip etmek gerekir.
Bu rehber, bayi ve kurumsal müşterilerden ödeme alan işletmelere yöneliktir. Haftalık tahsilat planı örneğini kendi vade yapınıza göre uyarlayabilirsiniz.
Tahsilat planı ile açık alacak listesi arasındaki fark
Açık alacak listesi, müşterilerin ödemediği borçları gösterir. Tahsilat planı ise bu borçlar için ne yapılacağını açıklar. Beklenen tarih, sorumlu kişi ve sonraki adım bu nedenle önemlidir.
Örneğin bir müşterinin 40.000 TL borcu olduğunu görmek başlangıç bilgisidir. Müşterinin ödeme gününü öğrenmek ise planı somutlaştırır. Ancak verilen tarih henüz gerçekleşmiş tahsilat değildir.
Bu ayrımı raporda koruyun. Gerçekleşen ödeme, müşteri taahhüdü ve ekip tahmini farklı durumlardır. Hepsini tek sütunda toplarsanız beklenen nakit girişini olduğundan kesin gösterebilirsiniz.
Haftalık tahsilat planı için hangi veriler gerekir
Önce güncel açık alacak listesini hazırlayın. Müşteri unvanını, cari kodunu ve borç referansını doğrulayın. Ardından vade ve açık tutar bilgilerini ekleyin.
Takip tablonuzda şu alanlar bulunabilir:
- Müşteri veya bayi adı
- Fatura numarası ya da borç referansı
- Vade tarihi ve kalan açık tutar
- Beklenen ödeme tarihi
- Müşterinin bildirdiği ödeme durumu
- Takip sorumlusu ve sonraki iletişim tarihi
- Gerçekleşen ödeme ve kontrol notu
Ödeme bekleyen bütün kayıtları aynı kesinlikte değerlendirmeyin. Örneğin belge itirazı bulunan fatura için tarih ayrıca teyit gerektirir. Vadesi bu hafta gelen düzenli müşteri de henüz ödeme sözü vermemiş olabilir.
Müşterileri hangi sırayla takip etmelisiniz
Önceliği yalnızca en yüksek borca göre belirlemeyin. Vade durumu, beklenen ödeme tarihi ve bekleyen iş de önemlidir. Böylece ekip gününü doğru müşterilere ayırabilir.
Önce bu hafta vadesi gelen ve ödeme günü yaklaşan kayıtları inceleyin. Sonra verilen ödeme tarihi geçen müşterileri kontrol edin. Ardından belge veya tutar uyuşmazlığı bulunan kayıtları ilgili ekibe yönlendirin.
Büyük tutarlı gecikmeler için satış ekibinin müşteri bilgisinden yararlanın. Ancak takip sorumlusunu tek kişi olarak belirleyin. Böylece müşteri aynı gün farklı ekiplerden benzer talepler almaz.
İletişimde sorun varsa önce doğru muhatabı bulun. Eksik fatura varsa belgeyi tamamlayın. Ödeme yapıldığı söyleniyorsa banka ve cari kaydını kontrol edin. Her durum farklı bir iş gerektirir.
Örnek haftalık tahsilat planı
Aşağıdaki tablo, yöntemi göstermek için hazırlanmış varsayımsal bir örnektir. Ödeme tarihleri tahmindir. Gerçekleşme bilgisi gelene kadar kayıtlar açık kalır.
| Müşteri | Açık tutar | Beklenen gün | Durum | Sonraki adım |
|---|---|---|---|---|
| A Bayisi | 80.000 TL | Salı | Ödeme tarihi teyit edildi | Salı günü ödeme kontrolü |
| B Müşterisi | 55.000 TL | Perşembe | Vade bu hafta doluyor | Ödeme gününü teyit et |
| C Bayisi | 35.000 TL | Cuma | Gecikmiş borç için tarih verdi | Cuma günü durumu kontrol et |
| D Müşterisi | 30.000 TL | Belirsiz | Fatura itirazı bulunuyor | Satış ve muhasebeyle incele |
Toplam açık alacak 200.000 TL’dir. Ancak bu toplamın tamamı haftalık nakit girişine eşit değildir. A Bayisi ödeme tarihini teyit etmiştir. B Müşterisi için henüz teyit gerekir. C Bayisinin verdiği tarih ise takip gerektirir.
D Müşterisinin 30.000 TL borcunu tarihli tahmine eklemeden önce itirazı inceleyin. Açık alacak kaydını koruyun. Ancak belirsiz bir ödeme gününü kesinmiş gibi göstermeyin.
Tarih içeren ilk üç kayıt 170.000 TL eder. Bu rakam planlanan tutardır. Gerçekleşen tahsilatı ayrıca raporlayın. Böylece plan ile sonuç arasındaki farkı görebilirsiniz.
Beklenen tahsilatı senaryolara nasıl ayırabilirsiniz
Tek bir toplam yerine birkaç görünüm hazırlayabilirsiniz. Örneğin ödeme tarihi teyitli kayıtları bir grupta izleyin. Tarihi henüz doğrulanmamış kayıtları başka bir grupta tutun.
İtirazlı veya ödeme günü belirsiz borçları ayrıca gösterin. Bu ayrım, yönetimin tahminin dayanağını anlamasını sağlar. Ancak teyitli ödeme bile bankaya gelene kadar gerçekleşmiş sayılmaz.
Kartla ödeme alıyorsanız işlem günüyle banka hesabına geçiş gününü de ayırın. Kullanılabilir nakit hesabında kendi banka veya ödeme kuruluşunuzun aktarım koşullarını dikkate alın. Tahsilat planı, bu zaman farkını görünür tutmalıdır.
Güncel koşullar değiştiğinde planı güncelleyin. Örneğin müşteri ödeme gününü değiştirdiyse eski tarihi not olarak koruyun. Yeni tarihin hangi görüşmede bildirildiğini ekleyin.
Günlük takip rutini nasıl kurulmalı
Güne önceki günün ödemelerini kontrol ederek başlayın. Gelen tutarı doğru cariyle eşleştirin. Ardından kalan açık bakiyeyi güncelleyin. Böylece kapanan borçlar için yeni talep oluşturmazsınız.
Sonra bugünkü ödeme taahhütlerini inceleyin. Ödeme yoksa ilgili müşteriye ulaşın. Yanıtı ve sonraki kontrol tarihini kaydedin. Gün sonunda gerçekleşen tahsilatı plana işleyin.
Finans ve satış ekipleri aynı güncel bilgiyi kullanmalıdır. Bu nedenle farklı dosyalarda tutulan ödeme tarihlerini birleştirin. Ayrıca kimin değişiklik yapacağını açıkça belirleyin.
Ödeme eşleştirmesi için tahsilat mutabakatı rehberimize göz atabilirsiniz. Böylece haftalık planın dayandığı bakiye bilgisini kontrol edebilirsiniz.
Hafta sonunda plan ile sonucu nasıl karşılaştırmalısınız
Önce planlanan ve gerçekleşen tutarları karşılaştırın. Ardından tahsil edilmeyen kayıtların nedenlerini inceleyin. Bir sonraki haftaya yalnızca borç tutarını taşımayın.
Gecikmenin nedenini, yeni ödeme tarihini ve sorumlusunu da aktarın. Örneğin eksik belge tamamlandıysa bunu not edin. Müşteriden yanıt alınamadıysa yeni iletişim adımını belirleyin.
Bu değerlendirme, aynı sorunun her hafta tekrarlanmasını azaltabilir. Ayrıca tahminlerinizin ne kadar isabetli olduğunu gösterir. Zamanla müşterilerin ödeme düzenini daha iyi tanırsınız.
Dijital kayıtlar tahsilat planını nasıl destekler
Güncel olmayan bakiye, haftalık planı da hatalı hale getirir. Bu nedenle tahsilat, cari ve açık borç bilgilerini düzenli kontrol edin. Planın veri kaynağını herkes için netleştirin.
EticSoft’un ürünü Online Ödeme Sistemi, ödeme ve cari kayıtlarını birlikte izlemenize yardımcı olur. Ekibiniz bu verileri kendi tahsilat planı için kullanabilir. Haftalık nakit tahmini, ödeme taahhüdü kaydı ve özel rapor ihtiyaçlarını ayrıca değerlendirin.
Bayi tahsilatı rehberimizde sürecin diğer adımlarını inceleyebilirsiniz. İşletmenize uygun takip yapısı için demo talep edin.
